Mise en place d’un projet SAE : quelles en sont les étapes ?

Les entreprises sont confrontées aujourd’hui à la dématérialisation. L’outil qui permet de faire face est le service d’archivage électronique SAE. Pour mettre en place un projet SAE, il faut prendre en compte plusieurs étapes. Quelles sont les différentes étapes pour assurer la mise en place d’un projet SAE ? Dans la suite de cet article, vous allez faire la connaissance du processus de la mise en place d’un projet SAE.

Quels sont les avantages de la solution SAE ?

Le service d’archivage électronique est l’un des moyens efficaces pour archiver les documents dans le respect des normes en vigueur. La solution SAE permet de conserver la valeur légale des documents. C’est donc une solution qui offre plusieurs avantages. En effet, le SAE utilise des méthodes d’archivages qui favorisent la pérennité des documents. Il garantit aussi l’authenticité ainsi que la confidentialité des documents. Ainsi, les documents ont la même valeur que les originaux et sont accessibles uniquement à des personnes autorisées. Le service d’archivage électronique garantit aussi la traçabilité des documents ainsi que leur conformité légale. 

Analyser l’environnement des documents

Pour mettre en place un projet SAE, il faut respecter plusieurs étapes. La première étape de la mise en place de ce projet est de procéder à une analyse de l’environnement des documents. Cette première étape a pour vision de procéder à l’identification des documents qui seront archivés. Pour les identifier, il faudra faire l’inventaire de chaque service. Le tri va permettre de déterminer les documents qui doivent être stockés au niveau du GED et ceux qui doivent aller dans le SAE. La durée de conservation des documents est aussi un élément déterminant dans le choix. 

S’assurer du respect des normes légales d’archivages

Un fournisseur d’un service d’archivage électronique doit respecter les différentes normes légales. Il existe aussi des dispositions sécuritaires que le fournisseur doit obligatoirement respecter. Il faut donc avoir la certitude que le prestataire est en mesure de respecter les différentes exigences réglementaires dans le cadre de la mise en place de ce projet. Le fournisseur doit donc respecter les pratiques de conservation sécurisées des documents. 

Rédiger le cahier de charge

La rédaction du cahier de charge est l’une des étapes phares de la mise en place du projet SAE. C’est ce document qui va constituer le repère pour mettre en place le projet. Pour cette raison, le projet doit être détaillé du début à la fin dans le cahier de charge. Ce dernier doit être explicite sur le choix de l’option de SAE. Puisqu’il y a le SAE externe et le SAE interne. La longueur du cahier de charge dépend de l’option choisie. Pour un SAE interne, le cahier de charge sera très court. Mais, pour un SAE externe, le cahier de charge sera plus long et détaillé. 

Choisir le prestataire et mettre en place le pilote

Pour faire le choix du prestataire, il faut tenir compte du type de SAE. De cette manière, votre choix portera sur un prestataire capable de vous satisfaire. Il y a aussi le respect des normes de sécurité et les normes légales qui doivent compter dans le choix du prestataire. La toute dernière étape de la mise en place du projet SAE est le lancement du pilote. Elle permet de tester l’efficacité de la solution SAE adoptée. Ainsi, les différentes irrégularités seront notées et réglées pour le projet final.